Telefonin fungerar ofta bra när företaget är litet och alla vet vem som ansvarar för vad. När fler medarbetare, kontor eller kundvägar tillkommer blir samma lösning däremot lätt svår att överblicka.
En kommunikationslösning behöver därför kunna utvecklas i takt med verksamheten. Från tydlig samtalsstyrning i en PBX-lösning till telefoni i Microsoft Teams, integrationer och gemensamma arbetssätt.
När företaget förändras behöver telefonin följa med
En ny medarbetare ska få rätt nummer och funktioner. Ett nytt team behöver kunna ta emot gemensamma samtal. När verksamheten öppnar på en ny plats ska kunderna fortfarande hitta rätt.
Om varje förändring kräver tillfälliga lösningar växer administrationen snabbt. Samtalsflöden blir svårare att följa och det kan bli oklart vem som ansvarar för användare, nummer, köer och svarsgrupper.
Med en skalbar struktur går det att lägga till, förändra och ta bort funktioner utan att bygga om hela telefonilösningen.
PBX skapar struktur i samtalsflödet
PBX är den del av telefonilösningen som styr hur samtal tas emot och fördelas. Det kan handla om öppettider, knappval, köer, svarsgrupper, hänvisningar och vidarekopplingar.
När styrningen följer verksamhetens organisation får kunden en tydligare väg till rätt hjälp. Samtidigt blir det enklare för medarbetarna att förstå var samtalen kommer ifrån och hur de ska hanteras.
Målet är inte att skapa avancerade flöden. Målet är att göra vägen mellan kunden och rätt mottagare så enkel som möjligt.
Teams-telefoni samlar fler delar av kommunikationen
När Microsoft Teams redan används för möten, chatt och samarbete kan telefoni bli en del av samma arbetsmiljö. Medarbetarna kan då hantera samtal i ett verktyg de redan använder, oavsett om de arbetar på kontoret, hemma eller på en annan plats.
Det betyder inte att Teams-telefoni är rätt lösning för alla. Valet behöver utgå från hur samtal tas emot, vilka funktioner som behövs och hur den befintliga telefonin ser ut.
För vissa verksamheter passar en samlad Teams-lösning. För andra är en traditionell PBX eller en kombination av flera lösningar mer lämplig.
Skalbarhet handlar om mer än fler användare
En skalbar kommunikationslösning ska inte bara klara att företaget växer. Den ska även fungera när organisationen förändras.
Ett team kan få ett nytt ansvarsområde. Kundservice kan behöva längre öppettider. Samtal kan behöva kopplas till ett CRM-system eller en svarsservice. Statistik kan visa att bemanningen behöver anpassas under vissa tider.
När lösningen är strukturerad från början kan sådana förändringar genomföras utan att verksamheten behöver börja om.
Från teknikval till fungerande helhet
CoreIT hjälper företag att välja, konfigurera och förvalta kommunikationslösningar utifrån verksamhetens arbetssätt.
Det kan innebära PBX-styrning, molnväxel, Teams-telefoni, integrationer, samtalsstatistik och användarsupport. Vilka delar som behövs avgörs av hur medarbetarna arbetar och hur kunderna ska kunna komma i kontakt med verksamheten.
En fungerande lösning ska vara enkel att använda idag och möjlig att vidareutveckla när behoven förändras.
Är er nuvarande telefonilösning byggd för hur företaget arbetar idag eller för hur organisationen såg ut när lösningen infördes?
Hör av er till oss, så hjälper vi er att se över hur PBX-styrning, Teams-telefoni och integrationer kan bli en sammanhängande lösning som kan utvecklas med verksamheten.
