Outsourcing av IT-utrustning och Lifecycle Management innebär att ett företag låter en extern part ta ansvar för delar av eller hela hanteringen av IT-utrustningens livscykel. Det kan omfatta inköp, standardisering, konfiguration, leverans, användarstöd, service, återtag, utbyte och avveckling.
En extern Lifecycle Management-tjänst kan ge företaget bättre kontroll över IT-tillgångar samtidigt som intern IT-administration minskar. Strukturerad registrering och uppföljning kan användas för att följa utrustning, status och planerade åtgärder genom hela livscykeln.
Outsourcing av företagets IT-utrustning
Outsourcing innebär att en extern leverantör tar ansvar för överenskomna delar av företagets hantering av IT-utrustning. Omfattningen kan variera från enstaka tjänster till en komplett livscykelmodell.
Företaget kan exempelvis få extern hjälp med beställning, standardisering, installation, leverans och löpande administration av datorer, mobiltelefoner och annan utrustning.
Lifecycle Management som extern tjänst
Lifecycle Management som tjänst innebär att en extern part hanterar definierade processer under IT-utrustningens hela livslängd. Processen kan börja redan vid inköp och fortsätta tills utrustningen återanvänds, byts ut eller avvecklas.
Det ger företaget en sammanhängande process i stället för att varje moment hanteras separat av olika personer eller avdelningar.
Inköp och standardisering av IT-utrustning
En outsourcad Lifecycle Management-process kan omfatta planering och inköp av standardiserad IT-utrustning. Företaget kan definiera vilka modeller och konfigurationer som ska användas för olika användarroller.
Standardisering förenklar beställning, konfiguration, support och framtida utbyten och kan samtidigt minska variationen i företagets IT-miljö.
Leverans, konfiguration och onboarding
Extern Lifecycle Management kan även omfatta förberedelse och leverans av utrustning till nya och befintliga användare. Datorer och mobila enheter kan konfigureras enligt företagets standarder innan de överlämnas.
Det kan kopplas till företagets onboardingprocess så att användaren får rätt utrustning och åtkomst utan att varje steg behöver hanteras manuellt av intern IT-personal.
Återtag, utbyte och avveckling av IT-utrustning
Lifecycle Management omfattar även den senare delen av IT-utrustningens livscykel. När en medarbetare slutar eller en enhet ska bytas ut kan den externa processen omfatta återtag, kontroll, säker datahantering och uppdatering av tillgångsregistret.
Utrustningen kan därefter återanvändas, omfördelas, repareras eller avvecklas beroende på teknisk status och företagets krav.
Kontroll och spårbarhet för IT-utrustning
Strukturerad registrering och uppföljning ger bättre kontroll över vilka IT-tillgångar företaget har och var de befinner sig i livscykeln. Information om exempelvis utrustning, användare, placering, status och planerade åtgärder kan samlas för att skapa bättre överblick.
Vid outsourcing blir denna information viktig för att både företaget och den externa parten ska kunna följa utrustningens status och ansvar.
Service, garanti och underhåll av IT-utrustning
En extern Lifecycle Management-tjänst kan även hantera eller samordna service, garanti och underhåll av IT-utrustning. Servicehistorik och garantiperioder kan registreras och följas upp.
Det gör det enklare att identifiera utrustning som behöver åtgärdas och att planera när reparation eller utbyte är mer lämpligt.
Kostnadskontroll och planerade IT-investeringar
Outsourcing kan ge bättre kontroll över kostnader genom att IT-utrustningens livscykel planeras mer strukturerat. Företaget kan få bättre överblick över inköp, service, återanvändning och kommande utbyten.
Planerade processer kan även minska behovet av akuta inköp och göra framtida IT-investeringar mer förutsägbara.
Minskad intern IT-administration
En central fördel med outsourcing är att intern personal kan avlastas från återkommande administrativa uppgifter kring IT-utrustning. Inventering, beställningar, återtag, dokumentation och uppföljning kan hanteras enligt definierade processer.
Det kan frigöra intern kapacitet för verksamhetsnära IT, utveckling, säkerhet och andra prioriterade områden.
Ansvar, säkerhet och servicenivåer vid outsourcing
Outsourcing av Lifecycle Management bör bygga på tydligt definierade roller, ansvar, säkerhetskrav och servicenivåer. Avtalet bör beskriva vilka delar den externa parten ansvarar för och vilka beslut som ligger kvar hos företaget.
Även hantering av företagsdata, åtkomst, återtag, radering och avveckling behöver omfattas av tydliga rutiner och krav.
Vanliga frågor om outsourcing av IT-utrustning och Lifecycle Management
Vad innebär outsourcing av IT-utrustning?
Det innebär att en extern part tar ansvar för definierade delar av hanteringen av företagets IT-utrustning, exempelvis inköp, konfiguration, service, återtag och avveckling.
Vad innebär Lifecycle Management som tjänst?
Det innebär att en extern part hanterar överenskomna processer under IT-utrustningens hela livscykel, från inköp och införande till utbyte och avveckling.
Vilken IT-utrustning kan outsourcas?
Det kan exempelvis vara datorer, mobiltelefoner, surfplattor, bildskärmar, dockningsstationer, servrar och annan IT-utrustning.
Kan outsourcing av Lifecycle Management minska IT-administrationen?
Ja. Återkommande uppgifter som inventering, beställning, dokumentation, återtag och uppföljning kan hanteras av en extern part enligt avtalade processer.
Hur påverkar outsourcing kontrollen över IT-utrustningen?
Med ett aktuellt register över IT-utrustningen och tydliga ansvarsområden kan företaget behålla kontrollen över tillgångarna även när delar av hanteringen är outsourcade.
Kan outsourcing av IT-utrustning bidra till lägre kostnader?
Det kan ge bättre kostnadskontroll genom standardisering, planerade utbyten, återanvändning och minskad intern administration.
Vad bör regleras vid outsourcing av Lifecycle Management?
Ansvar, servicenivåer, säkerhetskrav, dataradering, återtag, dokumentation, support, avveckling och hantering av IT-tillgångar bör definieras tydligt.
Sammanfattning
Outsourcing av IT-utrustning och Lifecycle Management innebär att en extern part hanterar delar av eller hela livscykeln för IT-utrustningen enligt företagets definierade krav. Det kan omfatta inköp, konfiguration, leverans, service, återtag, utbyte och avveckling.
Med tydliga processer, strukturerad uppföljning och definierade ansvarsområden kan företaget behålla kontrollen över sina IT-tillgångar samtidigt som intern administration minskar och livscykeln hanteras mer strukturerat.
