Onboarding av IT-utrustning för en nyanställd bör omfatta rätt dator och tillbehör, användarkonto, programvara, licenser, behörigheter, säkerhetsinställningar och eventuell företagsmobil. Utrustningen ska vara förberedd och kontrollerad så att medarbetaren kan börja arbeta effektivt och säkert från första arbetsdagen.
En strukturerad IT-onboarding bygger på standardiserade processer och tydlig ansvarsfördelning mellan IT, chef och andra berörda funktioner. Genom checklistor, central enhetshantering och automatiserad provisionering kan företaget minska manuellt arbete och bidra till att samma grundkrav följs för varje nyanställd.
Dator och grundläggande arbetsutrustning
Den nyanställda behöver en dator som är anpassad efter arbetsrollen och företagets standard. Utrustningen kan exempelvis bestå av laptop eller stationär dator, skärm, tangentbord, mus, dockningsstation, headset och andra relevanta tillbehör.
Vilken utrustning som behövs bör bestämmas utifrån arbetsuppgifter, programvara och arbetsplats. Standardiserade modeller kan förenkla både support, underhåll och framtida ersättning.
Användarkonto och identitet
Ett korrekt konfigurerat användarkonto är en grundläggande del av IT-onboardingen. Kontot ger medarbetaren identitet i företagets IT-miljö och används för att få tillgång till relevanta arbetsverktyg och system.
Kontot bör skapas enligt företagets identitets- och säkerhetsrutiner. Multifaktorautentisering och andra säkerhetskrav kan införas beroende på företagets IT-miljö och risknivå.
Programvara och digitala arbetsverktyg
Den nyanställda ska ha tillgång till den programvara som krävs för arbetsrollen. Det kan exempelvis handla om kontorsprogram, kommunikationsverktyg, verksamhetssystem, webbläsare och andra specialiserade applikationer.
Standardprogram kan distribueras centralt medan rollspecifika program tilldelas utifrån medarbetarens funktion. Det ger bättre kontroll över programvaran och minskar behovet av manuell installation.
Licenser och åtkomst till företagets system
Licenser och systemåtkomst behöver vara kopplade till medarbetarens arbetsuppgifter. Företaget bör säkerställa att rätt licenser finns tillgängliga och att användaren får åtkomst till de system som krävs.
Rollbaserad tilldelning kan förenkla administrationen och minska risken för att användare får onödiga behörigheter. Samma struktur kan användas när medarbetaren senare byter roll.
Kontroll av utrustningen före första arbetsdagen
IT-utrustningen bör testas innan den lämnas över till den nyanställda. Kontrollen kan omfatta inloggning, nätverksanslutning, programvara, säkerhetsinställningar, uppdateringar och åtkomst till relevanta system.
En avslutande kontroll kan minska risken för tekniska problem under den första arbetsdagen. Den gör också IT-onboardingen mer förutsägbar och ger IT-avdelningen en tydlig kontrollpunkt.
Företagsmobil och mobila enheter
En företagsmobil bör ingå i onboardingprocessen när arbetsrollen kräver mobil kommunikation eller åtkomst till företagets system. Mobilen bör registreras och konfigureras enligt företagets standard.
Med central mobilhantering kan appar, säkerhetsinställningar och åtkomst konfigureras på ett enhetligt sätt. Det ger bättre kontroll över företagets mobila enheter och minskar manuellt arbete.
Säkerhetsinställningar och skydd av information
Säkerhetskrav ska vara på plats innan den nyanställda börjar använda utrustningen. Det kan exempelvis omfatta skärmlås, kryptering, säkerhetsuppdateringar, antivirus eller andra säkerhetskontroller beroende på IT-miljön.
Säkerhetsinställningarna bör följa företagets policyer och tillämpas så konsekvent som möjligt. Central enhetshantering kan underlätta kontrollen av att kraven är uppfyllda.
Behörigheter utifrån arbetsroll
Den nyanställda ska endast få de behörigheter som behövs för att utföra sina arbetsuppgifter. Behörigheterna bör därför baseras på arbetsroll och definierade åtkomstnivåer.
En strukturerad behörighetsprocess kan minska risken för överdriven åtkomst och göra det enklare att administrera användare. När arbetsrollen förändras kan behörigheterna uppdateras enligt samma process.
Dokumentation och ansvarsfördelning
Dokumentation gör det möjligt för företaget att se vilken utrustning, programvara och åtkomst som har tilldelats den nyanställda. Informationen bör kunna kopplas till företagets IT Asset Management.
Ansvarsfördelningen mellan chef, HR och IT bör vara tydlig. En gemensam checklista kan minska risken för att någon del av onboardingprocessen missas.
IT Asset Management och fortsatt livscykel
IT-onboarding kan vara startpunkten för den nyanställdas IT-utrustning i företagets livscykelhantering. När datorer och andra enheter registreras kan de följas upp under användningstiden.
Informationen kan senare användas vid support, inventering, uppgradering, byte och avveckling. På så sätt kan onboarding bli en del av en sammanhängande process för företagets IT-utrustning.
Vanliga frågor om onboarding av IT-utrustning
Vad bör ingå i onboarding av IT-utrustning?
Onboarding bör normalt omfatta dator, tillbehör, användarkonto, programvara, licenser, systembehörigheter, säkerhetsinställningar och eventuell företagsmobil.
Vilken dator ska en nyanställd få?
Datorn bör väljas utifrån medarbetarens arbetsuppgifter, programvarubehov och företagets standardiserade IT-miljö.
Vilka program behöver en nyanställd?
Den nyanställda behöver de standardprogram och rollspecifika applikationer som krävs för arbetsuppgifterna och företagets arbetsprocesser.
Hur hanteras behörigheter vid IT-onboarding?
Behörigheter bör tilldelas utifrån arbetsroll och endast ge tillgång till de system och den information som behövs för arbetet.
Behöver en nyanställd få en företagsmobil?
Det beror på arbetsrollen. Om mobil kommunikation eller åtkomst till företagets system kräver det bör en företagsmobil ingå i onboardingprocessen.
Varför ska IT-utrustningen testas före första arbetsdagen?
Testning kan minska risken för tekniska problem och bidra till att dator, programvara, konton, nätverk och behörigheter fungerar när medarbetaren börjar.
Hur kopplas onboarding till IT Asset Management?
Vid onboarding kan utrustningen registreras och kopplas till den nya användaren. Informationen kan sedan användas under IT-utrustningens fortsatta livscykel.
Sammanfattning
En komplett IT-onboarding bör bidra till att den nyanställda får rätt utrustning, konto, programvara, licenser, behörigheter och säkerhetsinställningar innan arbetet börjar. Standardiserade checklistor och central administration kan göra processen mer effektiv och minska risken för fel.
När onboarding kopplas till enhetshantering, IT Asset Management och Lifecycle Management kan företaget få en strukturerad process som fortsätter från första arbetsdagen genom support, uppgraderingar och byte till säker avveckling av IT-utrustningen.
