Ett IT-företag kan hjälpa verksamheter att strukturera, administrera och följa upp hela livscykeln för datorer, mobiltelefoner och annan IT-utrustning. Lifecycle Management kan omfatta inköp, standardisering, konfiguration, användning, underhåll, återtag, återanvändning, utbyte och avveckling, medan IT Asset Management kan ge kontroll över de enskilda IT-tillgångarna.
Genom kombinerade processer, systemstöd och löpande uppföljning kan ett IT-företag minska manuellt arbete, förbättra kontrollen över IT-utrustningen och skapa bättre underlag för säkerhet, kostnader och framtida investeringar. Omfattningen kan anpassas efter företagets storlek, IT-miljö och interna resurser.
Inventering och registrering av IT-tillgångar
Ett IT-företag kan börja med att skapa en aktuell inventering av företagets IT-utrustning. Datorer, mobiltelefoner, surfplattor, bildskärmar, servrar och annan utrustning kan registreras med information om modell, serienummer, användare, placering och status.
En central inventering ger företaget bättre kontroll över vilka tillgångar som finns och skapar ett stabilt underlag för fortsatt Lifecycle Management.
Standardisering av IT-utrustning
IT-företaget kan hjälpa till att definiera standarder för vilka datorer, mobiler och andra enheter som ska användas i olika roller. Standardisering kan förenkla beställning, konfiguration, support och framtida utbyten.
Rätt standard bör samtidigt utgå från användarnas arbetsuppgifter och verksamhetens tekniska krav så att utrustningen varken blir underdimensionerad eller onödigt avancerad.
Onboarding och införande av IT-utrustning
Ett IT-företag kan strukturera processen från beställning till färdig arbetsenhet för nya och befintliga medarbetare. Datorer och mobila enheter kan konfigureras enligt företagets standarder innan de överlämnas.
Processen kan kopplas till onboarding så att rätt utrustning, programvara och åtkomst finns på plats när användaren börjar arbeta.
Service, underhåll och säkerhetsuppdateringar
Löpande underhåll är en viktig del av Lifecycle Management och kan hanteras eller samordnas av ett IT-företag. Det kan omfatta uppdateringar, teknisk kontroll, serviceärenden och uppföljning av utrustningens status.
Genom att följa utrustningen över tid kan problem identifieras tidigare och företaget kan planera när en enhet bör repareras, uppgraderas eller bytas ut.
Planerade utbyten och livscykelbeslut
Ett IT-företag kan hjälpa verksamheten att planera när IT-utrustning ska ersättas i stället för att vänta tills enheten får ett akut fel. Beslut kan baseras på ålder, teknisk status, support, säkerhet och kostnader.
Det skapar bättre framförhållning och gör det möjligt att planera investeringar och utbyten över tid.
IT Asset Management för central uppföljning
IT Asset Management ger en samlad bild av företagets IT-tillgångar och deras aktuella status. Ett IT-företag kan hjälpa till att etablera register, processer och systemstöd för att följa varje tillgång genom livscykeln.
Informationen kan användas för att följa användare, garanti, service, placering, kostnader och planerade åtgärder.
Hantering av företagsmobiler och mobila enheter
IT-företaget kan även strukturera hanteringen av företagsmobiler och andra mobila enheter. Det kan omfatta registrering, användartilldelning, konfiguration, säkerhetsinställningar, abonnemang och återtag.
Mobile Device Management kan komplettera processen med central hantering av enheter, policyer och åtkomst till företagets information.
Återtag, offboarding och säker avveckling
När en medarbetare slutar eller en enhet ska bytas ut kan ett IT-företag hjälpa till med återtag och avveckling. Utrustningen kan kontrolleras, registreras och förberedas för återanvändning, omfördelning eller återvinning.
Företagsdata, konton och digital åtkomst behöver hanteras enligt företagets säkerhetskrav innan utrustningen lämnar organisationens kontroll.
Kostnadskontroll och resursoptimering
Lifecycle Management och IT Asset Management kan ge bättre underlag för kontroll över kostnaderna för IT-utrustning. Genom att identifiera oanvända enheter, återanvändningsmöjligheter, servicekostnader och kommande utbyten kan företaget fatta bättre beslut.
Ett IT-företag kan även hjälpa till att följa upp kostnader över tid och identifiera områden där standardisering eller bättre planering kan ge effektiviseringar.
Extern kompetens och löpande rådgivning
Ett IT-företag kan fungera som ett externt stöd när verksamheten saknar tid eller intern kompetens för att hantera IT-tillgångarnas livscykel. Stödet kan vara helt eller delvis utlagt på en extern leverantör och anpassas efter företagets behov.
Det kan innebära löpande administration, rapportering, rådgivning och förbättring av processerna för IT-utrustning från inköp till avveckling.
Vanliga frågor om IT-företag, Lifecycle Management och IT Asset Management
Hur kan ett IT-företag hjälpa till med Lifecycle Management?
Ett IT-företag kan hjälpa till med inventering, inköp, standardisering, konfiguration, service, planerade utbyten, återtag, återanvändning och avveckling av IT-utrustning.
Vad kan ett IT-företag göra inom IT Asset Management?
Det kan hjälpa företaget att registrera och följa IT-tillgångar, användare, placering, status, garanti, service och planerade åtgärder.
Kan ett IT-företag hantera både datorer och mobiltelefoner?
Ja. Lifecycle Management kan omfatta datorer, mobiltelefoner, surfplattor, skärmar, servrar och annan företagsutrustning.
Kan IT Asset Management minska företagets IT-kostnader?
Ja. Bättre kontroll över befintliga tillgångar kan minska onödiga inköp och ge bättre underlag för återanvändning, service och planerade utbyten.
Kan ett IT-företag hjälpa till med onboarding och offboarding?
Ja. Processen kan omfatta förberedelse och utlämning av IT-utrustning vid onboarding samt återtag, åtkomsthantering och avveckling vid offboarding.
Hur kan ett IT-företag hjälpa till med datorbyten?
IT-företaget kan följa utrustningens status och planera utbyten utifrån teknisk livslängd, säkerhet, support, användarbehov och kostnader.
När är det lämpligt att outsourca Lifecycle Management?
Outsourcing kan vara lämpligt när företaget saknar intern tid, kompetens eller systemstöd för att hantera IT-utrustningens livscykel på ett strukturerat sätt.
Sammanfattning
Ett IT-företag kan hjälpa verksamheter att skapa en sammanhängande process för Lifecycle Management och IT Asset Management från inköp och införande till service, utbyte och avveckling.
Genom inventering, standardisering, systemstöd och löpande uppföljning kan företaget få bättre kontroll över IT-utrustningen, minska administrationen och skapa bättre underlag för säkerhet, kostnader och framtida investeringar.
