Offboarding och återtag av IT-utrustning innebär att företagets datorer, mobiler och annan IT-utrustning hanteras strukturerat när en medarbetare slutar. Processen omfattar bland annat avstängning av konton, återlämning av utrustning, säkerhetskontroll, dataradering och registrering av IT-tillgångarna.
En strukturerad offboarding kan minska risken för kvarvarande behörigheter, förlorad utrustning och företagsinformation som finns kvar på enheter. Genom tydliga rutiner och koppling till IT Asset Management och Lifecycle Management kan utrustningen därefter återanvändas, lagras eller avvecklas på ett kontrollerat sätt.
Planerad offboarding av IT-utrustning
En effektiv offboarding börjar med att företagets IT- och HR-processer samordnas inför medarbetarens sista arbetsdag. IT behöver få information om vilka konton, enheter, program och behörigheter som är kopplade till personen.
En standardiserad checklista kan bidra till att dator, mobil, tillbehör, användarkonton, licenser och åtkomster hanteras i rätt ordning. Det kan minska risken för att någon del av processen missas.
Avslut av konton och behörigheter
Åtkomst till företagets system ska avslutas eller ändras när medarbetaren inte längre ska ha tillgång till verksamhetens information. Det kan omfatta användarkonto, e-post, molntjänster, verksamhetssystem och andra digitala resurser.
Behörigheter bör hanteras enligt företagets säkerhetsrutiner och tidplan. Det är viktigt att även identifiera eventuella administrativa rättigheter eller andra åtkomster som behöver tas bort.
Återtag av datorer och IT-utrustning
Företagets IT-utrustning bör återlämnas och registreras när medarbetaren slutar. Det kan omfatta laptop, stationär dator, mobiltelefon, surfplatta, skärm, dockningsstation, headset och andra tillbehör.
Vid återtag bör utrustningens skick och identitet kontrolleras mot företagets inventering. Serienummer och annan tillgångsinformation kan uppdateras i IT Asset Management-systemet.
Säker radering av företagsdata
Företagsdata bör hanteras säkert innan en IT-enhet återanvänds eller lämnar organisationens kontroll. Radering och återställning ska anpassas efter enhet, operativsystem, lagringsmedia och företagets säkerhetskrav.
Det är viktigt att inte enbart ta bort användarens synliga filer. Företagets process bör omfatta hantering av relevant information, konton och konfigurationer innan enheten återanvänds eller avvecklas.
Kontroll och dokumentation efter återtag
Efter återtag bör utrustningen kontrolleras och dokumenteras innan nästa användning. IT kan kontrollera enhetens skick, identifiera eventuella skador och verifiera att tidigare användarens åtkomst och data har hanterats korrekt.
Dokumentationen bidrar till spårbarhet och ger företaget bättre kontroll över vilka enheter som finns tillgängliga för återanvändning, lagring eller avveckling.
Hantering av företagsmobiler och SIM-kort
Företagsmobiler behöver hanteras separat eller som en del av den centrala offboardingprocessen. Mobilen bör återtas eller avregistreras enligt företagets rutiner och kopplingen till användarens konto bör hanteras.
SIM-kort och abonnemang behöver också kontrolleras. Beroende på företagets behov kan abonnemanget flyttas till en annan användare, avslutas eller ändras.
Licenser och programvara efter avslutad anställning
Licenser och programvara som är kopplade till den tidigare medarbetaren bör återföras till företagets centrala administration. Det kan frigöra licenser som kan användas av andra medarbetare.
Programvara och konton bör hanteras enligt företagets licens- och säkerhetsrutiner. På så sätt kan risken för onödiga kostnader och kvarvarande åtkomst efter avslutad anställning minska.
Säkerhet vid återanvändning av IT-utrustning
Återanvändning av IT-utrustning kräver att tidigare användarens information och åtkomst är korrekt borttagen. Enheten bör återställas och konfigureras enligt företagets standard innan den tilldelas nästa användare.
Central enhetshantering kan förenkla processen genom att enheten registreras på nytt och får rätt säkerhetsinställningar, programvara och policyer.
IT Asset Management och spårbarhet
IT Asset Management ger företaget möjlighet att följa utrustningen före, under och efter offboarding. När en medarbetare slutar kan enheten ändra status från aktiv till återtagen, tillgänglig, under service eller avvecklad.
Denna spårbarhet ger bättre kontroll över företagets IT-tillgångar och kan minska risken för att utrustning försvinner ur inventeringen.
Lifecycle Management och säker avveckling
Offboarding kan ingå i IT-utrustningens livscykelhantering och leda till återanvändning, lagring eller säker avveckling. Beslutet bör baseras på utrustningens skick, ålder, tekniska stöd och företagets behov.
Om utrustningen ska avvecklas behöver data och företagsinformation hanteras enligt företagets säkerhetskrav innan den lämnar organisationens kontroll. På så sätt kan offboarding bli en del av en kontrollerad och långsiktig Lifecycle Management-process.
Vanliga frågor om offboarding och återtag av IT-utrustning
Vad innebär offboarding av IT-utrustning?
Offboarding innebär att företagets konton, behörigheter, datorer, mobiler, programvara och annan IT-utrustning hanteras när en medarbetare slutar.
Vilken IT-utrustning ska återlämnas när en medarbetare slutar?
Det kan exempelvis vara dator, mobiltelefon, surfplatta, skärm, dockningsstation, headset och andra tillbehör som tillhör företaget.
När ska en medarbetares IT-behörigheter avslutas?
Behörigheter bör avslutas eller ändras enligt företagets säkerhets- och offboardingprocess när medarbetaren inte längre ska ha tillgång till företagets system.
Hur hanteras data på en dator som återlämnas?
Företagsdata och användarkonton bör hanteras enligt företagets säkerhetsrutiner innan datorn återanvänds eller avvecklas.
Vad händer med företagets mobil och abonnemang?
Mobilen och abonnemanget kan återtas, flyttas till en annan användare, avslutas eller hanteras på annat sätt enligt företagets rutiner.
Varför är dokumentation viktig vid återtag av IT-utrustning?
Dokumentation bidrar till spårbarhet och gör det möjligt att följa utrustningens status från återtag till återanvändning, lagring eller avveckling.
Hur hänger offboarding ihop med IT Asset Management?
IT Asset Management används för att registrera och följa IT-utrustningens status när en medarbetare slutar och utrustningen återtas eller avvecklas.
Sammanfattning
En strukturerad offboarding bidrar till att företagets IT-utrustning, data, konton och behörigheter hanteras korrekt när en medarbetare slutar. Återtag, säker radering, kontroll och dokumentation kan minska säkerhetsrisker och ge bättre kontroll över IT-tillgångarna.
När offboarding kopplas till IT Asset Management och Lifecycle Management kan utrustningen därefter återanvändas, lagras eller avvecklas enligt tydliga processer. Det skapar en sammanhängande hantering av IT-utrustningen från onboarding till avslutad användning.
