Hur fungerar AI-drivna arbetsflöden?
AI-drivna arbetsflöden använder artificiell intelligens för att bearbeta information och automatisera delar av återkommande processer i verksamheten.
Med Business Central Orchestrator kan AI kopplas till Microsoft Dynamics 365 Business Central för att skapa AI-stödda och automatiserade arbetsflöden där information hämtas och bearbetas, beslutsunderlag sammanställs och delar av det manuella arbetet automatiseras.
Så fungerar AI-drivna arbetsflöden
1. En händelse eller utlösare startar arbetsflödet
Ett automatiserat arbetsflöde kan startas av en händelse i affärssystemet, exempelvis en ny order, ett förändrat lagersaldo eller en ekonomisk avvikelse. Flödet kan även startas manuellt, enligt ett schema eller av en AI-agent.
2. AI-agenten bearbetar informationen
AI-agenten bearbetar tillgänglig information och väljer en åtgärd utifrån sina instruktioner, tillgängliga verktyg och definierade regler.
3. AI-agenten sammanställer information
AI-agenten kan hjälpa användaren att uppmärksamma möjliga mönster, förändringar och avvikelser som annars kan kräva manuella jämförelser.
4. Nästa steg rekommenderas eller automatiseras
Beroende på konfigurationen kan AI-agenten föreslå en åtgärd eller starta ett fördefinierat arbetsflöde.
5. Information skickas vidare
Arbetsflödet kan skicka definierad information till valda personer eller system.
6. Arbetsflödet följs upp
Resultatet kan följas upp för att bedöma om arbetsflödet behöver justeras.
7. Anpassas efter verksamhetens regler
AI-drivna arbetsflöden kan konfigureras utifrån företagets processer, behörigheter och krav.
8. Kan koppla samman Business Central med andra system
AI-agenten kan använda anslutningar och verktyg för att hämta information och starta tillåtna åtgärder i Business Central och andra verksamhetssystem.
9. Kan minska antalet manuella steg
Automatiserade processer kan minska behovet av repetitiva administrativa uppgifter.
10. Kan byggas ut och justeras över tid
När nya användningsområden identifieras kan fler AI-funktioner och arbetsflöden utvecklas.
Exempel på AI-drivna arbetsflöden
| Process | Exempel på AI-stöd |
|---|---|
| Rapportering | AI-agenten sammanställer affärsdata som rapport- eller analysunderlag. |
| Ekonomisk uppföljning | AI-agenten uppmärksammar möjliga avvikelser utifrån definierade regler eller mätvärden. |
| Försäljning | AI-agenten sammanställer och jämför information om kunder och försäljning. |
| Inköp | AI-agenten jämför leverantörsinformation och sammanställer inköpsbehov utifrån definierade kriterier. |
| Kundservice | AI-agenten hjälper användaren att söka fram och sammanställa information. |
Exempel på frågor och instruktioner till AI-agenten
- ”Visa kunder vars köp har minskat jämfört med föregående period.”
- ”Skapa en sammanfattning av dagens affärshändelser.”
- ”Vilka fakturor uppfyller våra kriterier för uppföljning?”
- ”Jämför våra kostnader med föregående period.”
- ”Vilka produkter ligger under sina definierade beställningspunkter?”
AI-drivna arbetsflöden i Business Central Orchestrator
Business Central Orchestrator gör det möjligt att skapa AI-drivna arbetsflöden där artificiell intelligens kopplas till företagets affärsprocesser.
Genom Business Central MCP Server och AI-plattformar som Microsoft Copilot Studio kan företag bygga AI-agenter som hämtar och sammanställer information, tar fram underlag och utför konfigurerade åtgärder.
Vilka arbetsprocesser kan effektiviseras med AI-stöd?
Ekonomi
AI kan hjälpa till med rapportunderlag, informationssammanställning, uppföljning och hantering av möjliga ekonomiska avvikelser.
Försäljning
AI-agenten kan sammanställa kunddata och ge snabbare tillgång till information om försäljningsutvecklingen.
Inköp
AI-agenten kan ge underlag för inköpsbeslut genom jämförelser av leverantörer, kostnader och definierade behov.
Lager
AI-agenten kan sammanställa lagersaldon och produktflöden samt uppmärksamma produkter som uppfyller definierade kriterier.
Ledning
AI-agenten kan sammanställa information som kan användas som beslutsunderlag och verksamhetsöversikt.
Administration
AI-stödda arbetsflöden kan minska delar av det manuella arbetet i återkommande processer.
Skillnaden mellan traditionella och AI-drivna arbetsflöden
| Traditionella arbetsflöden | AI-drivna arbetsflöden |
|---|---|
| Kan innehålla många manuella steg och kontroller. | AI-agenten kan bearbeta information och stödja definierade steg i processen. |
| Information behöver ofta sökas och sammanställas manuellt. | AI-agenten kan hjälpa användaren att söka fram och sammanställa information. |
| Beslutsunderlag tas fram genom manuella sammanställningar. | AI-agenten kan göra sammanställd information mer tillgänglig inför beslut. |
| Förändringar kan kräva mer manuell konfiguration och hantering. | Fler automatiserade flöden kan utvecklas och läggas till över tid. |
Fördelar med AI-drivna arbetsflöden
Kan minska tiden för manuellt arbete
Mindre tid kan behöva läggas på återkommande administrativa uppgifter.
Kan ge mer enhetliga arbetsflöden
Definierade steg kan genomföras på ett mer enhetligt sätt och i vissa fall snabbare.
Kan förenkla informationsflödet
Konfigurerade arbetsflöden kan skicka definierad information till valda mottagare.
Mer tillgängliga beslutsunderlag
AI-agenten kan hjälpa organisationen att söka fram och sammanställa affärsdata.
Mindre manuellt administrativt arbete
Medarbetare kan lägga mer tid på arbete som kräver bedömning, kundkontakt eller verksamhetskunskap.
Möjlighet att utveckla arbetsflödena över tid
Företaget kan lägga till fler AI-funktioner, verktyg och arbetsflöden när nya behov identifieras.
Vanliga frågor om AI-drivna arbetsflöden
Hur fungerar AI-drivna arbetsflöden?
AI-drivna arbetsflöden bearbetar information och väljer åtgärder utifrån definierade instruktioner, regler och tillgängliga verktyg. De kan sedan föreslå en åtgärd eller starta ett konfigurerat arbetsflöde.
Kan AI automatisera arbetsflöden i Business Central?
Ja, AI-agenter kan använda konfigurerade verktyg och arbetsflöden för att automatisera delar av exempelvis rapportering, informationssammanställning och administrativa processer.
Behöver företaget ändra sina befintliga system?
Inte nödvändigtvis. AI-agenter och arbetsflöden kan anslutas till en befintlig Business Central-miljö, men vissa användningsområden kan kräva nya API:er, tillägg eller processanpassningar.
Kan AI-agenter hantera olika arbetsuppgifter?
Ja, olika AI-agenter kan konfigureras för särskilda roller, processer och behörigheter. Varje agent kan endast använda de data, verktyg och åtgärder som har gjorts tillgängliga.
Sammanfattning av AI-drivna arbetsflöden i Business Central
AI-drivna arbetsflöden kan automatisera delar av återkommande processer, bearbeta information och göra sammanställda underlag mer tillgängliga i Business Central.
Med Business Central Orchestrator kan företag använda AI-agenter för att minska delar av det manuella arbetet och skapa mer automatiserade och enhetliga affärsprocesser. Resultatet beror på hur agenterna, verktygen och arbetsflödena konfigureras.
